担心被废标？请做好投标文件检查工作

国庆节前几天，老杨的一位QQ好友在聊天时说到，最近他们在参与某政府单位竞争性磋商项目投标时，因为一项标注*条款的内容没有响应，导致被直接废标。随后他贴出了招标文件中的要求截图，从截图中可以看到，这个*条款的要求位于响应文件的技术部分，和商务部分中众多标注*的要求相比，技术部分的这处*要求确实很不显眼。并且一般情况下，类似于本项目技术部分要求的*内容，和技术方案本身没有关系，通常出现在商务部分中。如下图所示：

而之所以出现被废标的情况，朋友说他们公司编写投标文件，商务部分和技术部分是由不同人员分别编写。即，负责商务部分内容编写的人员只编写商务文件，负责技术部分内容编写的人员只编写技术文件，最后再由商务人员把两部分内容整合在一起。而合稿之后，这中间缺少了一个检查投标文件的重要环节，使得隐藏于技术部分的*要求的内容没有响应、缺少检查环节没有被发现，从而导致被废标，非常可惜。即使事后领导想追责，但是对于本项目来说也已经于事无补了。

不同的公司编写投标方案，可能由不同的部门和人员负责，但售前人员无疑是编写投标方案的主力军。简单一点的项目，售前一个人即可完成方案编写，而对于项目金额大、技术需求多的大型项目，很多公司会安排不同的人员编写相关内容。最常见的是，销售人员负责制作报价，商务人员编写商务文件，售前人员编写技术方案，最后再由一人完成合稿。

但不管是简单的投标方案，还是复杂的投标方案，最终都需要有专人负责审核把关。特别是复杂项目，虽然看上去每个人分工明确，职责清晰，但是在这一过程中，由于每个人忙于手头工作，彼此之间可能很少交流，有些内容看似属于商务要求，其实只能由技术人员来编写，反之亦然。甚至有些项目由于价格分占比较高，出于保密要求，直到投标文件打印装订的最后时刻可能还在调整报价。而如果最后没有人对投标文件进行检查，或者检查过程中没有发现问题，出现被废标等问题就在所难免了。

老杨在将近二十年的售前支持工作生涯中，审核投标文件是很重要的一项工作内容。因为投标项目多、方案复杂，也曾出现过投标文件存在问题导致被废标情况，比如财务审计报告不完整、资信证明抬头错误、资质文件过期、商务文件内容填写错误等，并且在一段时间内，类似问题还层出不穷。前些年，根据对众多招标文件的要求进行分析总结，我编写了一份投标文件检查清单，主要由销售人员、售前人员分别根据各自的工作分工，明确责任人，严格对照清单要点逐一进行检查，基本杜绝了投标文件被废标的问题发生，并且一直沿用至今，让很多销售人员、商务人员、售前人员从中受益良多。

一份投标文件，主要由报价文件、商务文件和技术文件组成，所以针对不同的内容要求，制定不同的检查要点就很有必要了。在这里特别说明一点，老杨所在公司的招投标项目，主要以公司自有软件产品为主，集成类、硬件类项目很少，所以投标文件的编写，通常由销售人员和售前人员负责。其中，销售人员负责制作报价文件，商务文件和技术文件均由售前人员完成，所以检查投标文件的工作也由这2个岗位人员负责。

为了节省文字和方便阅读，老杨将检查项和检查内容以表格的方式进行呈现，以供朋友们参考借鉴。

对于招投标项目，编写投标方案是非常重要的工作内容，但做好投标文件检查工作也是其中的重要一环。时间已经进入到了第四季度，很多项目型公司也到了一年中最忙碌的阶段，全力冲刺全年业绩的保证就是项目招投标工作、投标方案编写。因此，越是项目多的时候，越是复杂的项目，越要重视投标方案的编写和检查，确保每一个项目都不出现问题顺利中标。

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